Calculer le loyer d'un mois incomplet, à l'entrée ou à la sortie

Un locataire qui emménage ou qui part en cours de mois ne doit jamais le loyer complet de ce mois-là. Le calcul du prorata, s'il est simple sur le principe, comporte plusieurs pièges qui font régulièrement l'objet d'erreurs, dans un sens comme dans l'autre.

La formule de base

loyer dû = loyer mensuel × (jours occupés ÷ jours du mois concerné)

Le point essentiel : on retient toujours les jours réels du mois, 28, 29, 30 ou 31 selon le cas, jamais un mois forfaitaire de 30 jours. Une entrée le 15 février ne donne pas le même prorata qu'une entrée le 15 mars, précisément parce que février compte moins de jours — et que chaque jour y vaut donc mécaniquement plus cher.

Le jour de bascule compte toujours

Le jour où le locataire entre dans les lieux, ou celui où il rend les clés, est systématiquement compté comme occupé. Un locataire qui entre le 10 doit le loyer à partir du 10 inclus ; un locataire qui rend les clés le 10 doit le loyer jusqu'au 10 inclus, puisqu'il a disposé du logement ce jour-là.

Exemple à l'entrée

Loyer mensuel de 700 €, entrée le 8 avril, mois de 30 jours. Jours occupés : du 8 au 30 avril inclus, soit 23 jours.

700 × (23 ÷ 30) = 536,67 €

Exemple à la sortie

Même loyer, remise des clés le 12 avril. Jours occupés : du 1er au 12 avril inclus, soit 12 jours.

700 × (12 ÷ 30) = 280,00 €

Faut-il proratiser les charges de la même façon

Oui, systématiquement. La provision de charges suit exactement la même règle que le loyer, calculée sur le même nombre de jours occupés. Un décompte qui proratise le loyer mais facture les charges en intégralité pour un mois incomplet expose à une contestation légitime.

Le cas particulier du dépôt de garantie

Contrairement au loyer et aux charges, le dépôt de garantie ne se proratise jamais. Il est dû dans son intégralité, quelle que soit la date d'entrée dans le mois, puisqu'il ne constitue pas une contrepartie d'occupation mais une garantie contre d'éventuelles dettes ou dégradations sur toute la durée du bail.

Vérifier son calcul en quelques secondes

Plutôt que de recompter les jours à la main à chaque mouvement de locataire, notre calculateur de prorata de loyer effectue ce calcul automatiquement : indiquez le loyer mensuel, la date concernée et le sens (entrée ou sortie), et le montant exact s'affiche avec le détail du nombre de jours retenus.

Justifier le montant sur la quittance

Une quittance qui affiche un montant proratisé sans explication surprend souvent le locataire, en particulier lors d'un premier loyer. Faire figurer le détail — nombre de jours occupés sur le nombre de jours du mois — évite toute question inutile et donne immédiatement au locataire de quoi vérifier le calcul par lui-même.

Le cas d'une entrée le premier jour du mois

Si le locataire entre le 1er du mois, aucun prorata n'est nécessaire : le loyer complet est dû, puisque l'intégralité du mois est occupée. Ce cas, qui semble évident, mérite d'être mentionné car il arrive qu'un bailleur applique par erreur un prorata inutile sur un mois pourtant complet, en confondant date de signature du bail et date d'entrée effective dans les lieux — deux dates qui peuvent différer de quelques jours.

Pour la suite de la relation locative

Une fois le premier mois correctement calculé, le reste du bail suit son cours normal, jusqu'à ce que la question du départ se pose à son tour. Notre guide général sur l'entrée et la sortie du locataire reprend l'ensemble des étapes à ne pas manquer à ces deux moments du bail.

Un cas particulier : le mois de février

Février mérite une attention particulière, sa durée variant entre 28 et 29 jours selon les années bissextiles. Une entrée le 15 février d'une année à 28 jours donne un prorata légèrement différent de la même date sur une année à 29 jours — un écart minime en valeur absolue, mais qui illustre bien pourquoi le calcul doit toujours se baser sur le nombre de jours réel du mois concerné, jamais sur une approximation.

Documenter le calcul sur la quittance elle-même

Faire apparaître, sur la première quittance d'un locataire entrant, le détail du calcul — nombre de jours occupés, nombre de jours du mois, montant obtenu — évite toute question ultérieure. C'est une pratique simple qui installe d'emblée une relation de confiance, le locataire pouvant vérifier lui-même, en quelques secondes, que le montant demandé correspond exactement à la période réellement occupée.