Entrée et sortie d'un locataire : la checklist complète

L'entrée et la sortie d'un locataire concentrent, à elles seules, une part disproportionnée des litiges locatifs — bien plus que la gestion courante du bail. Ce n'est pas un hasard : ce sont des moments où plusieurs sujets techniques se superposent en quelques jours, avec des enjeux financiers immédiats pour les deux parties.

À l'entrée : quatre étapes à ne pas manquer

Le calcul du prorata du premier mois. Un locataire qui emménage un autre jour que le 1er du mois ne doit que la fraction du loyer correspondant aux jours réellement occupés. Le calcul se fait au prorata des jours réels du mois, jamais sur une base forfaitaire de 30 jours.

loyer dû = loyer mensuel × (jours occupés ÷ jours du mois)

Un loyer de 750 € pour une entrée le 10 d'un mois de 30 jours donne 750 × (21 ÷ 30) = 525 €, le jour d'entrée comptant comme occupé. Notre guide sur le calcul du loyer d'un mois incomplet détaille cette méthode, et notre calculateur de prorata de loyer l'applique directement.

L'état des lieux d'entrée, pièce par pièce, aussi précis que possible. C'est ce document, et lui seul, qui servira de référence à la sortie pour distinguer une dégradation imputable au locataire d'une simple usure normale. Un état des lieux vague ou incomplet prive le bailleur de tout moyen de retenue sérieuse au départ, quel que soit l'état réel du logement à ce moment-là. Notre guide sur ce qu'il faut noter à l'entrée détaille ce qui ne doit jamais être omis.

L'encaissement du dépôt de garantie, dont le montant est plafonné par la loi — un mois de loyer hors charges en location nue, deux mois en meublé. Ce dépôt ne se confond jamais avec le loyer : il constitue une garantie distincte, dont le sort se règle uniquement au départ du locataire.

La vérification de l'assurance habitation, dont l'attestation doit être fournie avant même la remise des clés dans la plupart des cas — une obligation contractuelle fréquente, bien qu'elle ne soit pas systématiquement imposée par la loi selon le type de bail.

Au cours du bail : le suivi ne s'arrête pas à l'entrée

Le bail vit ensuite sa vie propre — révision de loyer, régularisation de charges, renouvellement de l'attestation d'assurance — jusqu'à ce que la question du départ se pose, à l'initiative du locataire ou, plus rarement, du bailleur.

À la sortie : la séquence qui évite les litiges

Le préavis, dont la durée varie selon le type de bail et parfois selon la zone géographique — un mois en zone tendue pour un logement vide, trois mois hors zone tendue, un mois systématiquement en meublé. Notre guide sur le préavis du locataire précise les cas particuliers qui raccourcissent ce délai.

L'état des lieux de sortie, comparé point par point à celui d'entrée. C'est cette comparaison, et elle seule, qui permet de distinguer ce qui relève de l'usure normale — non imputable au locataire — de ce qui constitue une dégradation réelle. Notre guide sur les points qui coûtent cher à la sortie détaille les erreurs les plus fréquentes à ce stade.

Le calcul du prorata du dernier mois, selon la même logique qu'à l'entrée, mais appliquée à la date de départ.

La restitution du dépôt de garantie, dans un délai légal d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois en cas de dégradations constatées. Un dépassement de ce délai entraîne une majoration automatique de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé. Notre guide sur le délai et les pénalités de restitution détaille ce mécanisme, et notre calculateur de restitution du dépôt de garantie chiffre précisément ce qui reste dû, majoration comprise le cas échéant.

Les retenues sur le dépôt : ce qui est justifié, ce qui ne l'est pas

Toute retenue doit être appuyée par une pièce — devis, facture, ou constat précis de l'état des lieux comparé. Une retenue forfaitaire, sans justificatif, est systématiquement écartée en cas de contestation. Notre guide sur les retenues justifiées détaille ce qui peut légitimement être retenu.

La vétusté, un facteur souvent négligé

Une dégradation constatée à la sortie ne justifie pas systématiquement une retenue à hauteur du coût de remplacement à neuf : la vétusté normale du bien, liée à son âge et à la durée d'occupation, doit être déduite du montant réclamé. Un revêtement de sol installé depuis dix ans, même abîmé, ne se facture jamais comme un revêtement neuf. Notre guide sur le calcul de la vétusté détaille cette notion, essentielle pour fixer une retenue juste et défendable.

Le cas particulier d'un locataire qui refuse de payer le dernier mois

Certains locataires estiment, à tort, que le dépôt de garantie peut couvrir le dernier mois de loyer. Ce n'est jamais le cas : le dépôt reste une garantie distincte, exigible en fin de bail uniquement pour couvrir d'éventuelles dettes ou dégradations, pas une avance sur le dernier loyer. Notre guide sur le locataire qui ne paie pas son dernier mois détaille comment traiter cette situation fréquente.

Le cas d'une entrée et d'une sortie qui se chevauchent

Sur un bien avec une rotation rapide de locataires, il arrive que la sortie de l'un et l'entrée du suivant soient séparées de quelques jours seulement, voire se chevauchent techniquement le temps de l'état des lieux. Dans ce cas, traitez chaque bail indépendamment : le prorata de sortie du premier locataire et le prorata d'entrée du second se calculent chacun sur leur propre bail, sans chercher à les compenser l'un par l'autre. Un logement resté vide deux ou trois jours entre deux locataires ne génère simplement aucun loyer sur cette période courte, ce qui reste normal et sans conséquence sur les deux calculs distincts.

Les documents à conserver après chaque mouvement

Une fois l'entrée ou la sortie finalisée, conservez systématiquement l'état des lieux signé, le décompte de restitution du dépôt le cas échéant, et les justificatifs de tout retenue appliquée. Ces documents, bien qu'ils semblent superflus une fois le dossier clos, deviennent précieux si une contestation survient plusieurs mois après le départ effectif du locataire — un délai de prescription de plusieurs années s'appliquant généralement à ce type de litige.

En résumé

L'entrée et la sortie d'un locataire se gèrent avec la même rigueur : un calcul de prorata exact, un état des lieux précis à chaque extrémité, un dépôt de garantie traité dans les délais et avec des retenues justifiées. C'est cette rigueur, plus que la complexité réelle du sujet, qui évite l'essentiel des litiges à ces deux moments.

Les guides de cette famille détaillent chaque étape en profondeur. Ils sont réunis sur la page Entrée & sortie.